Upphandlingar

Specialpedagogiska skolmyndigheten (SPSM) upphandlar allt från städtjänster, kontorsmaterial, it-utrustning och konsulttjänster till hörteknik, specialpedagogiska läromedel, skolskjuts, teckenspråkstolkning och mycket mera.

Våra aktuella upphandlingar kan du hitta på Opics webbplats.

Så fungerar en upphandling

Vi upphandlar i enlighet med LOU, Lag om offentlig upphandling (2016:1145). Lagen finns för att bland annat säkerställa att offentliga medel används på bästa sätt, gynna konkurrensen, underlätta för leverantörer att ingå avtal med den offentliga sektorn och att alla leverantörer kan lämna anbud och värderas på lika villkor.

Upphandlingsprocessen

Så här går en upphandling till:

  1. Ett förfrågningsunderlag sammanställs för den vara eller tjänst som vi vill köpa.
  2. Upphandlingen annonseras i Visma TendSign.
  3. Inkomna anbud prövas.
  4. Ett tilldelningsbeslut skickas. 
  5. Ett avtal skrivs med anbudsvinnaren.

Upphandlingssystemet Visma TendSign

Anbud ska lämnas i elektronisk form via upphandlingssystemet Visma TendSign. Detta görs genom en bifogad fil i exempelvis PDF-format.

För tillgång till TendSign krävs en inloggning. Användarnamn och lösenord erhålls genom att göra en enkel registrering på www.tendsign.com. Det är kostnadsfritt för anbudsgivare att använda systemet och att lämna anbud. Efter genomförd registrering får anbudsgivaren omedelbart tillgång till systemet. Tekniska frågor om systemet ställs till Visma TendSigns support via telefon: 0771-440 200 eller e-post: tendsignsupport@visma.com.

Att tänka på när du lämnar anbud

Läs igenom förfrågningsunderlaget och alla bilagor noggrant. Kontrollera alla viktiga datum så som sista dag för frågor och sista anbudsdag. Om något är oklart i upphandlingsdokumenten eller om du uppmärksammar fel och brister bör du påtala detta så tidigt som möjligt. Anbudet ska vara utformat enligt anvisningarna i upphandlingsdokumenten. Se till att bifoga eventuella intyg eller andra bilagor som efterfrågas. Se till att ni uppfyller alla krav som ställs i upphandlingsdokumenten och svara enbart på det som efterfrågas. Ni har ett eget ansvar att bevaka eventuella ändringar eller kompletteringar. Se till att lämna in anbudet i tid. Vi får inte godkänna anbud som inkommit efter anbudstiden.

Frågor och svar

Under anbudstiden har alla anbudsgivare möjlighet att ställa frågor kring upphandlingsdokumenten ifall något är oklart eller uppmärksamma om felaktigheter. Eftersom alla anbudsgivare har rätt att ta del av samma information vid samma tidpunkt ska eventuella frågor ställas via frågor- och svarsfunktionen i Visma TendSign och det är även där som svaren publiceras.

Begäran om sekretess

Om en anbudsgivare vill begära kommersiell sekretess för sitt anbud finns en blankett för det. Begäran ska läggas som en bilaga i anbudet.

Efter avslutad upphandling är samtliga handlingar och beslut i upphandlingsärendet normalt offentliga. De rättsliga möjligheterna att sekretessbelägga anbud eller andra handlingar är mycket begränsade när upphandlingen avslutats.

Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) kan dock ge skydd åt enskild som ingått avtal med myndighet. Denna sekretess gäller under förutsättning att det av särskild anledning kan befaras att ett offentliggörande kan medföra ekonomisk skada för anbudsgivaren.

För att SPSM ska kunna sekretessbelägga anbud eller del av anbud måste anbudsgivaren skriftligen göra följande:

  • Begära att uppgift ska hållas hemlig.
  • Ange vilken eller vilka uppgifter som ska gälla som skyddsvärt. Normalt hålls inte ett helt anbud hemligt.
  • Ange vilken skada anbudsgivaren skulle lida om uppgifterna röjs.

Prövning av sekretess sker först när någon begär att få ta del av uppgiften eller uppgifterna efter att tilldelningsbeslut har skickats ut. Sekretessprövningen kan inte göras i förväg. Om SPSM gör en bedömning att sekretess föreligger kan beslutet överklagas och prövas i domstol.

För att myndigheten ska vara så transparent som möjligt och redovisa hur anbuden utvärderas blir i regel alltid lämnade priser offentliga.

Observera att garantier för att uppgifterna inte kommer att lämnas aldrig kan ges.

Publicerat fredag 13 mars 2015 Granskat onsdag 9 januari 2019